Personalprocessen

Registeransvarig  

Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA
PB 16
02101 ESBO
Tfn 029 435 11 

Kontaktperson i ärenden som rör processen 

Juhana Toivonen
LPA
Norrskensparken 2 C 
02100 ESBO
Tfn 029 435 2360 

Processens namn 

Personalprocessen 

 Ändamålen med användningen av personuppgifter och grunden för behandlingen 

Behandlingen av personuppgifter som gäller ditt anställningsförhållande, förtroendeuppdrag eller utbetalningen av arvoden och resekostnadsersättningar, eller personuppgifter om personer som tillhör den närmaste kretsen till LPA:s direktör eller en person med centralt förtroendeuppdrag (make/maka, barn under 18 år, person som står under förmyndarskap) grundar sig på LPA:s lagstadgade skyldigheter, avtal, LPA:s berättigade intresse eller allmänna intresse eller på ditt samtycke. Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke kan du senare återkalla samtycket. 

I personalprocessen används personuppgifter för hanteringen av frågor om anställningsförhållandet och frågor till följd av anställningsförhållandet eller medlemskap i LPA:s förtroendeorgan. Personalprocessen omfattar flera olika system. I systemen hanteras inte personer utanför LPA, med undantag för mottagare av arvoden eller resekostnadsersättningar som inte ingår i löneprogrammet, närstående som den anställda har uppgett och närstående till LPA:s direktörer och centrala förtroendevalda. 

Informationsinnehåll  

Kategorier av registrerade  

• LPA:s anställda 

• närmaste anhöriga som anmälts av LPA:s anställda och barn under 10 år 

• personer som hör till LPA:s förtroendeorgan 

• personer som ingår i den närmaste kretsen kring LPA:s direktörer och centrala förtroendevalda (make/maka, barn under 18 år, omyndig person som står under förmyndarskap) 

• utomstående mottagare av arvoden och resekostnadsersättningar. 

Kategorier av personuppgifter 

• personuppgifter (namn, personbeteckningen, adress, telefonnummer, e-postadress, signatur, foto) 

• information om utbildning 

• uppgifter om anställningsförhållandet (inkluderar även handlingar som till exempel arbetsavtal med bilagor och arbetsbeskrivning) 

• organisationsuppgifter (enhet, team), beslutsbefogenheter, rätt att underteckna 

• uppgifter om lön, naturaförmåner och förmåner på grund av anställningsförhållandet 

• uppgifter om utbetalningar av lön/arvode/ersättningar (inkl. kontonummer, beskattningsprocent) 

• uppgifter om semester och frånvaro (inkl. sjukfrånvaro), uppgifter om arbetstid: ankomst- och avgångstider samt antal timmar 

• samtalsformulär (bland annat utvecklings- och målsamtal, samtal enligt modellen för tidigt stöd, lönesamtal) 

• intyg över sjukfrånvaro 

• uppgifter om resor, dagpenning (M2-reseräkningsprogrammet) 

• användarnamn, IP-adress, enhetsinformation (resebokningssystem) 

• statistik över antalet lösningar per produktionsenhet (uppgifter per anställd) 

• uppgifter om arbetsinsatsen 

• uppgifter om fackföreningsavgifter 

• information om utmätning 

• en nära anhörig som den anställde har uppgett (namn, telefonnummer) och barn under 10 år (namn, födelsedatum) 

• en närstående som uppgetts av LPA:s direktör eller en person med central förtroendepost (make/maka, barn under 18 år, omyndig person under förmyndarskap) samt uppgifter om affärstransaktioner med närstående: status som närstående, juridiska personer som personen har kontroll över (dvs. juridiska personer där personen ensam eller tillsammans med sina närstående äger mer än hälften av bolaget eller har mer än hälften av rösträtten) samt ägarandel/rösträtt i dessa, uppgifter om transaktionen med närstående, den som lämnar redogörelsen och datum för redogörelsen. 

Normala källor av personuppgifter 

Uppgifter om nya anställda, personer som ingår i förtroendeorgan samt utomstående mottagare av arvoden och resekostnadsersättningar matas in i systemen utifrån de uppgifter som personen själv lämnat. Den anställde kan själv uppdatera vissa uppgifter (kontaktuppgifter, e-postadress, telefonnummer, närmaste anhörig, barn under 10 år, kontonummer). Överföringar av nya och ändrade personuppgifter mellan systemen sker i form av filöverföringar med de intervaller som krävs för att möjliggöra löne-, personal- och administrationsprocesser. Personuppgifter om personer i direktörens och centrala förtroendepersoners närstående krets hämtas i första hand in av direktören eller förtroendepersonen i samband med bindningsanmälan. 

Regelbundna utlämnanden av uppgifter  

Alla personuppgifter är sekretessbelagda. Uppgifter lämnas ut endast med den registrerades samtycke eller när mottagaren har en lagstadgad rätt att få tillgång till uppgifterna. 

• Regelbundna överföringar till bankernas betalningstjänst via LPA:s betalningsöverföring, till Skatteförvaltningens inkomstregister och vid behov till olycksfallsförsäkringsbolaget och FPA. Dessutom överlämnande av statistiska uppgifter till arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer i enlighet med lagstiftningen. 

• Personer som är anställda hos LPA och personer som har slutat sin anställning anmäls till Pensionsskyddscentralen, som med hjälp av loggdata övervakar vilka personer som har granskat uppgifter om anställda inom pensionssektorn och vid behov begär en redogörelse av LPA om huruvida granskningen av uppgifterna har skett på ett korrekt sätt. 

• Varje månad överlämnas uppgifter till företagshälsovården om de anställdas kontaktuppgifter, befattning, team, enhet, personbeteckning samt anställningens start- och slutdatum. Kopior av läkarintyg som den anställde lämnar in skickas till företagshälsovården, om den anställde inte har motsatt sig det. 

• För kontroll av kreditupplysningar lämnas personens namn och personbeteckning ut. 

• När en anställd aktiverar personalförmånen Epassi överlämnar LPA uppgifter om den anställdes namn, e-postadress på arbetet, organisationsuppgifter och saldon till Epassi. 

• Namn, födelsedatum, kön, telefonnummer och e-postadress överförs från resebokningssystemet för arrangemang i anslutning till resebokningar. 

• Om uppgiften kräver en säkerhetsprövning enligt 12 § i lagen om informationshantering ska personen som valts ut för uppgiften samtycka till att en säkerhetsprövning genomförs. Personen som utredningen gäller fyller själv i uppgifterna i ansökan. 

Personuppgifter i registret lämnas också ut till LPA:s övriga processer: Processerna för Behörigheter inom Administration, Fastighetsförvaltning och Ekonomiförvaltning.  

Olika begränsade rättigheter till informationsåtkomst inom LPAa har fastställts för alla överlämningar på person-, team- eller enhetsnivå. 

Behandling och överföring av personuppgifter till länder utanför EU och EEC 

Uppgifterna behandlas av företag som arbetar på uppdrag av LPA, till exempel leverantörer av IT-tjänster. Dessutom gäller följande: 

• anställdas namn och e-postadress överförs till aktören som genomför personalundersökningar. Aktören sammanställer resultaten så att enskilda svar inte kan kopplas till en enskild respondent. 

• den anställdas namn och personliga telefonnummer överförs via en CSV-fil till kriskommunikationssystemet som används för att informera de anställda i en krissituation. 

På grund av den tekniska databehandlingen kan personuppgifter överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet inom de gränser som lagstiftningen tillåter. En förutsättning för överföringen av uppgifter är att  

• Europeiska kommissionen har beslutat att dataskyddsnivån i aktuella landet eller den aktuella organisationen är tillräcklig, 

• organen som hanterar uppgifterna har ingått ett avtal med LPA som innehåller standardklausuler godkända av EU-kommissionen, vilket säkerställer att uppgifterna behandlas i enlighet med lagen (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914), eller 

• det gäller en annan överföringsmekanism som tillåts enligt dataskyddslagstiftningen. 

Lagring av uppgifter 

LPA lagrar dina personuppgifter om anställningsförhållandet eller förtroendeuppdraget och om utbetalningen av arvoden eller resekostnader under den tid som lagen föreskriver eller i enlighet med EU:s dataskyddsförordning, så länge som de behövs för att uppfylla ändamålen med behandlingen. Uppgifter om anställningsförhållandet sparas i regel i tio år under anställningstiden eller i tio år efter att anställningen har upphört. Läkarintyg sparas under det aktuella året och de två föregående åren. Förtroendevaldas uppgifter lagras i tio år efter det att förtroendeuppdraget har upphört. Uppgifter om enskilda mottagare av arvoden utanför LPA sparas i tio år efter utbetalningen. Uppgifter om resekostnadsersättningar sparas i sex år utöver det aktuella året. Personuppgifter som rör närståenderelation lagras tills det har gått fem år sedan status som närstående upphörde. Uppgifter om transaktioner med närståenderelation ska bevaras i minst fem år från och med det att uppgifterna registrerades. 

Automatiskt beslutsfattande och profilering  

Personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering. 

Dataskyddsombudets kontaktinformation  

Du kan skicka en krypterad e-post till dataskyddsombudet: mela.fi/tietosuoja > Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet. Välj Dataskydd som mottagare. 

Du kan också ringa LPA:s växel på numret 29 435 11 eller skicka brev till LPA:s postadress. Ange Dataskyddsombudet/LPA som mottagare på kuvertet.