Henkilöstöprosessi
Rekisterinpitäjä
Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela
PL 16
02101 ESPOO
Puh. 029 435 11
Yhteyshenkilö prosessia koskevissa asioissa
Juhana Toivonen
Mela
Revontulenpuisto 2 C
02100 ESPOO
Puh. 029 435 2360
Prosessin nimi
Henkilöstöprosessi
Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste
Työsuhteeseesi, luottamustehtävääsi tai palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseen liittyvien henkilötietojen käsittely voi perustua Melan lakisääteisiin velvoitteisiin työnantajana, sopimukseen tai antamaasi suostumukseen. Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, voit myöhemmin peruuttaa antamasi suostumuksen. Työtehtäviisi liittyvien henkilötietojesi käsittely voi perustua myös Melan oikeutettuun etuun työnantajanasi.
Henkilöstöprosessissa henkilötietoja käytetään työsuhdeasioiden ja työsuhteeseen tai Melan luottamuselimiin kuulumisen perusteella aiheutuvien asioiden hoitamiseen. Henkilöstöprosessiin kuuluu useita eri järjestelmiä. Järjestelmissä ei hallinnoida Melan ulkopuolisia henkilöitä, lukuun ottamatta palkkaohjelman ulkopuolisia palkkion tai matkakorvausten saajia.
Tietosisältö
Rekisteröityjen ryhmät
- Melan työntekijät
- Melan työntekijän lähiomaiset ja alle 10-vuotiaat lapset
- Melan luottamuselimiin kuuluvat henkilöt
- ulkopuoliset palkkion tai matkakorvausten saajat
Rekisteröitävät tiedot jakautuvat henkilötietoryhmiin
- henkilötiedot (nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- koulutustasotiedot
- työsuhdetiedot, sisältää myös asiakirjoja kuten työsopimus liitteineen ja toimenkuvaus
- sairaspoissaolotiedot (ei diagnoosia)
- organisaatiotiedot, ratkaisuvaltuudet
- palkka- ja luontoisetutiedot
- palkanmaksutiedot (tilinumero)
- loma- ja poissaolotiedot (ml. sairauspoissaolot), työaikatiedot: tulo- ja lähtöajat sekä tuntimäärät
- keskustelulomakkeet mm. kehitys- ja tavoitekeskustelu, varhaisen tuen mallin keskustelu, palkkakeskustelu
- matkustustiedot, päivärahat (M2-matkalaskuohjelma)
- tuotantoyksiköiden ratkaisujen lukumäärätilastot (tiedot toimihenkilöittäin)
- työsuoritteen rekisteröimistä koskevat tiedot
- ay-jäsenmaksutieto
- tieto ulosotosta.
Rekisteröidyn henkilötiedot
- nimi
- henkilötunnus
- käyttäjätunnus
- puumerkki
- sukupuoli
- osoite
- puhelinnumero
- sähköposti
- tilinumero
- työaika
- työsuorite
- valokuva
- ay-jäsenmaksu
- tieto ulosotosta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Uusien toimihenkilöiden, luottamuselimiin kuuluvien henkilöiden ja ulkopuolisten palkkion ja matkakorvausten saajien tiedot viedään henkilön antamien tietojen perusteella ja toimihenkilö voi itse päivittää joitakin tietoja (yhteystiedot, sähköposti, puhelinnumero, lähiomainen, alle 10 v lapset, tilinumero) järjestelmiin. Järjestelmien välillä tehdään uusien ja muuttuneiden henkilötietojen siirtoja tiedostosiirtona tarpeenmukaisin väliajoin palkka-, henkilöstö- ja hallintoprosessien mahdollistamiseksi.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kaikki rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella tai silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja.
Säännölliset luovutukset pankkien maksupalveluun Melan maksunsiirron kautta ja tulorekisteriin, sekä tarvittaessa tapaturmavakuutusyhtiöön ja Kelaan. Lisäksi säädösten mukaisten tilastotietojen luovutus työnantaja- ja työtekijäliittoihin.
Melaan työsuhteessa olevat ja poislähteneet henkilöt ilmoitetaan Eläketurvakeskukselle, joka kerää työeläkealan työntekijöiden tietoja katselleet henkilöt ja pyytää kyseiseltä laitokselta selvitystä tietojen tarkastelun asianmukaisuudesta.
Henkilökohtaiset puhelinnumerot ja nimi siirretään csv-tiedoston avulla Hopealuoti- kriisiviestintäjärjestelmään, jota käytetään kriisitilanteessa työntekijöille tiedottamiseen.
Henkilöstötutkimusten toteuttamiseksi nimi ja sähköpostiosoite siirretään kyselyn tuottavalle toimijalle. Toimija kokoaa tulokset niin, ettei tuloksia voi kohdentaa kehenkään henkilöön.
Työterveyshuoltoon luovutetaan kuukausittain työntekijöiden yhteystiedot, tehtävän nimike, tiimi, yksikkö, henkilötunnus, työsuhteen alkamis-ja päättymisajankohta.
Luottotietojen tarkistamiseksi luovutetaan henkilön nimi ja henkilötunnus.
Rekisteristä luovutetaan henkilötietoja myös Melan muihin prosesseihin Hallinto-, Kiinteistö- ja Taloushallinnon Käyttöoikeudet –prosesseihin.
Kaikkiin luovutuksiin on määritelty erilaiset rajoitetut oikeudet saada tietoja Melan sisällä henkilö-, tiimi- tai yksikkötasolla.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
Automaattinen käsittely ja profilointi
Prosessissa ei käytetä automaattista käsittelyä eikä profilointia.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Lähetä suojattua sähköpostia. Voit myös soittaa Melan vaihteeseen 029 435 11. Tietosuojavastaava Hanna-Maria Keskinen 029 435 2251 Revontulenpuisto 2 C, 02100 Espoo.
