Henkilöstöprosessi

Rekisterinpitäjä  

Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela
PL 16
02101 ESPOO
Puh. 029 435 11 

Yhteyshenkilö prosessia koskevissa asioissa 

Juhana Toivonen
Mela
Revontulenpuisto 2 C 
02100 ESPOO
Puh. 029 435 2360 

Prosessin nimi 

Henkilöstöprosessi 

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste 

Työsuhteeseesi, luottamustehtävääsi tai palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseen liittyvien henkilötietojen taikka Melan johtajan tai keskeisessä luottamustehtävässä olevan henkilön lähipiiriin kuuluvan henkilön (puoliso, alle 18-vuotias lapsi, edunvalvonnassa oleva vajaavaltainen) henkilötietojen käsittely perustuu Melan lakisääteisiin velvoitteisiin, sopimukseen, Melan oikeutettuun tai yleiseen etuun taikka antamaasi suostumukseen. Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, voit myöhemmin peruuttaa antamasi suostumuksen. 

Henkilöstöprosessissa henkilötietoja käytetään työsuhdeasioiden ja työsuhteeseen tai Melan luottamuselimiin kuulumisen perusteella aiheutuvien asioiden hoitamiseen. 

Henkilöstöprosessiin kuuluu useita eri järjestelmiä. Järjestelmissä ei hallinnoida Melan ulkopuolisia henkilöitä, lukuun ottamatta palkkaohjelman ulkopuoliset palkkion tai matkakorvausten saajat, työntekijän ilmoittamat lähiomaiset sekä Melan johtajien ja keskeisten luottamushenkilöiden lähipiiriläiset. 

Tietosisältö  

Rekisteröityjen ryhmät  

• Melan työntekijät 

• Melan työntekijän ilmoittamat lähiomaiset ja alle 10-vuotiaat lapset 

• Melan luottamuselimiin kuuluvat henkilöt 

• Melan johtajien ja keskeisten luottamushenkilöiden lähipiiriin kuuluvat henkilöt (puoliso, alle 18-vuotias lapsi, edunvalvonnassa oleva vajaavaltainen) 

• ulkopuoliset palkkion tai matkakorvausten saajat. 

 

Henkilötietoryhmät 

• henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, puumerkki, valokuva) 

• koulutustiedot 

• työsuhdetiedot (sisältää myös asiakirjoja, kuten työsopimus liitteineen ja toimenkuvaus) 

• organisaatiotiedot (yksikkö, tiimi), ratkaisuvaltuudet, nimenkirjoitusoikeudet 

• palkka-, luontoisetu- ja työsuhde-etutiedot 

• palkan/ palkkion/ korvausten maksutiedot (ml. tilinumero, veroprosentti) 

• loma- ja poissaolotiedot (ml. sairauspoissaolot), työaikatiedot: tulo- ja lähtöajat sekä tuntimäärät 

• keskustelulomakkeet (mm. kehitys- ja tavoitekeskustelu, varhaisen tuen mallin keskustelu, palkkakeskustelu) 

• sairauspoissaolotodistukset 

• matkustustiedot, päivärahat (M2-matkalaskuohjelma) 

• käyttäjätunnus, IP-osoite, laitetiedot (matkanvarausjärjestelmä) 

• tuotantoyksiköiden ratkaisujen lukumäärätilastot (tiedot toimihenkilöittäin) 

• työsuoritetta koskevat tiedot 

• ay-jäsenmaksutieto 

• tieto ulosotosta 

• työntekijän ilmoittama lähiomainen (nimi, puhelinnumero) ja alle 10-vuotias lapsi (nimi, syntymäaika) 

• Melan johtajan tai keskeisessä luottamustehtävässä olevan henkilön ilmoittama lähipiiriläinen (puoliso, alle 18-vuotias lapsi, edunvalvonnassa oleva vajaavaltainen) sekä lähipiiriliiketoimeen liittyvät tiedot: lähipiiriasema, henkilön määräysvallassa olevat yhteisöt (eli yhteisöt, joissa henkilö omistaa yksin tai yhdessä lähipiirinsä kanssa yli puolet yhteisöstä tai hänellä on yli puolet äänivallasta) ja omistusosuus/äänivalta niissä, lähipiiriliiketoimen tiedot, ilmoituksen tekijä ja ilmoituspäivä. 

Säännönmukaiset tietolähteet 

Uusien työntekijöiden, luottamuselimiin kuuluvien henkilöiden ja ulkopuolisten palkkion ja matkakorvausten saajien tiedot viedään järjestelmiin henkilön antamien tietojen perusteella, ja työntekijä voi itse päivittää joitakin tietoja (yhteystiedot, sähköposti, puhelinnumero, lähiomainen, alle 10 v lapset, tilinumero). Järjestelmien välillä tehdään uusien ja muuttuneiden henkilötietojen siirtoja tiedostosiirtona tarpeenmukaisin väliajoin palkka-, henkilöstö- ja hallintoprosessien mahdollistamiseksi. Melan johtajan ja keskeisen luottamushenkilön lähipiiriläisen henkilötiedot saadaan ensisijaisesti johtajalta tai luottamushenkilöltä lähipiiri-ilmoituksen tekemisen yhteydessä. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset  

Kaikki henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella tai silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja. 

• Säännölliset luovutukset pankkien maksupalveluun Melan maksunsiirron kautta, Verohallinnon tulorekisteriin sekä tarvittaessa tapaturmavakuutusyhtiöön ja Kelaan. Lisäksi säädösten mukaisten tilastotietojen luovutus työnantaja- ja työntekijäliittoihin. 

• Melaan työsuhteessa olevat ja poislähteneet henkilöt ilmoitetaan Eläketurvakeskukselle, joka seuraa lokitietojen avulla työeläkealan työntekijöiden tietoja katselleita henkilöitä ja pyytää tarvittaessa Melalta selvitystä tietojen tarkastelun asianmukaisuudesta. 

• Työterveyshuoltoon luovutetaan kuukausittain työntekijöiden yhteystiedot, tehtävän nimike, tiimi, yksikkö, henkilötunnus, työsuhteen alkamis- ja päättymisajankohta. Työntekijän luovuttamista lääkärintodistuksista annetaan kopiot työterveyshuoltoon, jos työntekijä ei ole kieltänyt asiaa. 

• Luottotietojen tarkistamiseksi luovutetaan henkilön nimi ja henkilötunnus. 

• Työntekijän ottaessa käyttöön Epassi-henkilökuntaedun Mela luovuttaa Epassille työntekijän nimen, työsähköpostiosoitteen, organisaatiotiedon ja saldomäärän. 

• Matkanhallintajärjestelmästä luovutetaan nimi, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite matkan varaamista koskevia järjestelyä varten. 

• Jos tehtävä vaatii tiedonhallintalain 12 §:n mukaista turvallisuusselvitystä, tehtävään valitun henkilön tulee antaa suostumus turvallisuusselvityksen tekemiseen. Selvityksen kohteena oleva henkilö täyttää itse tiedot hakemukselle. 

Rekisteristä luovutetaan henkilötietoja myös Melan muihin prosesseihin: Hallinto-, Kiinteistö- ja Taloushallinnon Käyttöoikeudet -prosesseihin.  

Kaikkiin luovutuksiin on määritelty erilaiset rajoitetut oikeudet saada tietoja Melan sisällä henkilö-, tiimi- tai yksikkötasolla. 

Henkilötietojen käsittely ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja käsittelevät Melan lukuun toimivat yritykset, kuten IT-palvelujen toimittajat. Lisäksi 

• henkilöstötutkimusten toteuttamiseksi työntekijän nimi ja sähköpostiosoite siirretään kyselyn tuottavalle toimijalle. Toimija kokoaa tulokset niin, ettei yksittäistä vastausta voi kohdentaa vastaajaan. 

• työntekijän nimi ja henkilökohtainen puhelinnumero siirretään csv-tiedoston avulla kriisiviestintäjärjestelmään, jota käytetään kriisitilanteessa työntekijöille tiedottamiseen. 

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tietojen siirtämisen edellytyksenä on, että  

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisen maan tai organisaation tietosuojan taso on riittävä, 

• niitä käsittelevät tahot ovat solmineet Melan kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914), tai 

• kyseeseen tulee muu tietosuojalainsäädännön sallima siirtomekanismi. 

Tietojen säilyttäminen 

Mela säilyttää työsuhteeseesi, luottamustehtävääsi ja palkkion tai matkakustannusten maksamiseen liittyvät henkilötietosi laissa säädetyn ajan tai EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti niin kauan kuin niitä tarvitaan tietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. Työsuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen vuotta työsuhteen aikana tai kymmenen vuotta sen päättymisestä. Lääkärintodistuksia säilytetään kuluva vuosi ja kaksi edellistä vuotta. Luottamushenkilöiden osalta tietoja säilytetään kymmenen vuotta luottamushenkilösuhteen päättymisestä. Melan ulkopuolisten yksittäisen palkkion saajien tietoja säilytetään kymmenen vuotta maksamisesta. Matkakorvausten osalta tietoja säilytetään kuluvan vuoden lisäksi kuusi vuotta. Lähipiirisuhteeseen liittyviä henkilötietoja säilytetään, kunnes on kulunut viisi vuotta siitä, kun lähipiiriasemasi on päättynyt. Tiedot lähipiiriliiketoimista säilytetään vähintään viisi vuotta tiedon kirjaamisesta. 

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi  

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin. 

Melan tietosuojavastaavan yhteystiedot 

Voit lähettää tietosuojavastaavalle suojattua sähköpostia: mela.fi/tietosuoja > Tietosuojavastaavan yhteystiedot. Valitse vastaanottajaksi Tietosuoja. 

Voit soittaa Melan vaihteeseen 029 435 11 tai lähettää kirjeen Melan postiosoitteeseen. Kirjoita kuoreen vastaanottajaksi Tietosuojavastaava/Mela.