Personaladministration och behandling av personuppgifter

Varför och på vilken grund behandlas dina personuppgifter hos LPA? 

Dina personuppgifter behövs för hanteringen av ärenden som gäller anställningsförhållandet, förtroendeuppdrag eller utbetalningen av arvoden och resekostnadsersättningar. LPA behandlar personuppgifter för att fullgöra sina skyldigheter som arbetsgivare och för att hantera andra ärenden som gäller anställningsförhållandet och förtroendeuppdraget. LPA behandlar också dina personuppgifter för utbetalningen av arvoden och resekostnadsersättningar. LPA kan inte utföra de ovannämnda uppgifterna utan att behandla dina personuppgifter.  

Uppgifter om anställningsförhållandet används även i LPA:s interna rapportering och i statistik som behövs för hanteringen av frågor om anställningsförhållandet.  

Behandlingen av personuppgifter som gäller ditt anställningsförhållande, förtroendeuppdrag eller utbetalningen av arvoden och resekostnadsersättningar och personuppgifter om personer som tillhör den närmaste kretsen till LPA:s direktör eller en person med ett centralt förtroendeuppdrag (make/maka, barn under 18 år, person som står under förmyndarskap) grundar sig på LPA:s lagstadgade skyldigheter, avtal, LPA:s berättigade intresse eller allmänna intresse eller på ditt samtycke. Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke kan du senare återkalla det. 

LPA:s rätt att samla in, lämna ut och överföra personuppgifter 

Om LPA samlar in personuppgifter om ditt anställningsförhållande i andra källor än av dig själv, ska LPA hämta in ditt samtycke. Samtycke förutsätts emellertid inte när en myndighet lämnar ut uppgifter till LPA för att LPA ska kunna fullgöra sin lagstadgade uppgift eller om det i lag särskilt och uttryckligen föreskrivs on insamlande eller inhämtande av uppgifter. Personuppgifter om personer i direktörens och centrala förtroendepersoners närstående krets (make/maka, barn under 18 år, omyndig person som står under förmyndarskap) hämtas i första hand in av direktören eller förtroendepersonen i samband med bindningsanmälan. 

LPA har en lagstadgad skyldighet att lämna ut uppgifter om anställningsförhållanden, förtroendeuppdrag eller utbetalningen av arvoden och resekostnadsersättningar till bland annat skatteförvaltningen, arbetspensions- och olycksfallsförsäkringsbolaget, Pensionsskyddscentralen, Skatteförvaltningens inkomstregister och FPA. LPA kan oockså lämna ut uppgifter till andra parter som enligt lag har rätt att få uppgifter av LPA. 

Om utlämnandet av dina personuppgifter inte har en rättslig grund ska LPA begära ditt samtycke. 

Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke kan du senare återkalla det om du önskar. 

Uppgifterna behandlas av företag som arbetar på uppdrag av LPA, till exempel leverantörer av IT-tjänster. På grund av den tekniska databehandlingen kan personuppgifter överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet inom de gränser som lagstiftningen tillåter. En förutsättning för överföringen av uppgifter är att  

• Europeiska kommissionen har beslutat att dataskyddsnivån i det aktuella landet eller den aktuella organisationen är tillräcklig, 

• organen som hanterar uppgifterna har ingått ett avtal med LPA som innehåller standardklausuler godkända av EU-kommissionen, vilket säkerställer att uppgifterna behandlas i enlighet med lagen (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914), eller  

• det gäller en annan överföringsmekanism som tillåts enligt dataskyddslagstiftningen. 

Du har rätt att kontrollera dina uppgifter 

Du har rätt att få veta vilken information LPA har sparat om dig om du vill. Du kan få en kopia av dina personuppgifter. 

Du kan begära att felaktiga eller oriktiga personuppgifter rättas. Du kan också komplettera ofullständiga personuppgifter om de är av betydelse för behandlingen av personuppgifterna. 

Andra rättigheter som gäller behandlingen av personuppgifter 

När behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på lag kan du inte göra invändningar mot behandling av personuppgifter. Du kan inte heller begära att personuppgifter som behövs i behandlingen raderas eller överförs till ett system utanför LPA. 

När behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på avtal eller samtycke har du rätt att begära att uppgifter om dig raderas eller att uppgifter du lämnat till LPA överförs till ett system utanför LPA.  

När behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på LPA:s berättigade intresse har du rätt att begära att uppgifterna om dig raderas. Du kan också göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter, det vill säga begära att dina uppgifter inte behandlas alls, om du har en särskild anledning som berör din personliga situation.  

När behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på LPA:s allmänna intresse kan du göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter, det vill säga begära att dina uppgifter inte behandlas alls, om du har en särskild anledning som berör din personliga situation. 

Du kan begära att LPA begränsar behandlingen av dina personuppgifter om du anser att de är felaktiga eller att de behandlas lagstridigt. Då kan LPA behandla dina uppgifter endast med ditt samtycke, eller för ändamål som uttryckligen anges i dataskyddsförordningen. 

Skicka in en begäran till LPA:s förvaltningschef Juhana Toivonen om du vill ha en kopia av dina personuppgifter, vill återkalla samtycket, vill att uppgifterna raderas eller begränsas eller om du gör invändningar mot behandling av dina personuppgifter. 

Begäran om personuppgifter och rätt att överklaga 

Vanligtvis kostar det inte att begära ut personuppgifter och få svar. Om LPA inte vidtar åtgärder baserat på din begäran informeras du om det senast inom en månad. 

Om din begäran inte kan tillgodoses informerar LPA dig om orsaken. Om du är missnöjd med LPA:s beslut om dina personuppgifter eller om du anser att LPA inte följer EU:s allmänna dataskyddsförordning i behandlingen av dina personuppgifter, har du rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsombudsmannen. 

Lagring av personuppgifter 

LPA lagrar dina personuppgifter om anställningsförhållandet eller förtroendeuppdraget och om utbetalningen av arvoden eller resekostnader under den tid som lagen föreskriver eller i enlighet med EU:s dataskyddsförordning, så länge som de behövs för LPA ska uppfylla ändamålen med behandlingen. Uppgifter om anställningsförhållandet sparas i regel i tio år under anställningstiden eller i tio år efter att anställningen har upphört. Läkarintyg sparas under det aktuella året och de två föregående åren. Förtroendevaldas uppgifter lagras i tio år efter det att förtroendeuppdraget har upphört. Uppgifter om enskilda mottagare av arvoden utanför LPA sparas i tio år efter utbetalningen. Uppgifter om resekostnadsersättningar sparas i sex år utöver det aktuella året. Personuppgifter som rör närståenderelation lagras tills det har gått fem år sedan positionen som närstående upphörde. Uppgifter om transaktioner med närståenderelation ska bevaras i minst fem år från och med det att uppgifterna registrerades. 

Personuppgiftsansvarig 

LPA är personuppgiftsansvarig för personuppgifter om dig i fråga om anställningsförhållande, förtroendeuppdrag, relationer till närstående eller utbetalning av arvoden eller resekostnader. 

Kontakta LPA:s dataskyddsombud 

Inom LPA kan du skicka krypterad e-post till dataskyddsombudet. Dataskyddsombudets kontaktinformation finns på LPA:s webbplats. 

Utanför LPA kan du skicka krypterad e-post till dataskyddsombudet mela.fi/dataskydd>Dataskyddsombudets kontaktinformation. Välj Dataskydd som mottagare. 

Du kan också ringa LPA:s växel på numret 29 435 11 eller skicka brev till LPA:s postadress. Ange Dataskyddsombudet/LPA som mottagare på kuvertet. 

Läs mer om behandlingen av personuppgifter och dataskyddet hos LPA