Henkilöstöhallinto ja henkilötietojen käsittely

Miksi ja millä perusteella henkilötietojasi käsitellään Melassa? 

Henkilötietojasi tarvitaan työsuhteeseen, luottamustehtävään tai palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseen liittyvien asioiden hoitamisessa. Mela käsittelee henkilötietoja työnantajan velvoitteiden täyttämiseksi sekä työsuhteeseen ja luottamustehtävään liittyvien muiden asioiden hoitamiseksi. Mela käsittelee henkilötietoja myös palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseksi. Mela ei voi hoitaa edellä mainittuja tehtäviään käsittelemättä henkilötietojasi.  

Työsuhteeseen liittyviä tietoja käytetään myös Melan sisäisessä raportoinnissa ja työsuhteeseen liittyvien asioiden edellyttämässä tilastoinnissa.  

Työsuhteeseesi, luottamustehtävääsi tai palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseen liittyvien henkilötietojen taikka Melan johtajan tai keskeisessä luottamustehtävässä olevan henkilön lähipiiriin kuuluvan henkilön (puoliso, alle 18-vuotias lapsi, edunvalvonnassa oleva vajaavaltainen) henkilötietojen käsittely perustuu Melan lakisääteisiin velvoitteisiin, sopimukseen, Melan oikeutettuun tai yleisen etuun taikka antamaasi suostumukseen. Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, voit myöhemmin peruuttaa antamasi suostumuksen. 

Melan oikeus hankkia, luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi 

Jos Mela kerää työsuhteeseesi liittyviä henkilötietoja muualta kuin sinulta, Melan on pyydettävä sinulta suostumus siihen. Suostumusta ei kuitenkaan tarvita, kun viranomainen luovuttaa tietoja Melalle tämän laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai jos laissa erikseen ja nimenomaisesti säädetään tietojen keräämisestä tai saamisesta. Melan johtajan ja keskeisen luottamushenkilön lähipiiriläisen (puoliso, alle 18-vuotias lapsi, edunvalvonnassa oleva vajaavaltainen) henkilötiedot saadaan ensisijaisesti johtajalta tai luottamushenkilöltä lähipiiri-ilmoituksen tekemisen yhteydessä. 

Melalla on lakiin perustuva velvollisuus luovuttaa työsuhteeseen, luottamustehtävään tai palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseen liittyviä tietoja mm. verohallinnolle, työeläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle, Eläketurvakeskukselle, Verohallinnon tulorekisteriin sekä Kelalle. Mela voi luovuttaa tietoja myös muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Melalta. 

Jos henkilötietojesi luovuttaminen ei perustu lakiin, Melan on pyydettävä sinulta suostumus. 

Jos henkilötietojesi hankkiminen tai luovuttaminen perustuu suostumukseen, voit halutessasi myöhemmin peruuttaa antamasi suostumuksen. 

Tietoja käsittelevät Melan lukuun toimivat yritykset, kuten IT-palvelujen toimittajat. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tietojen siirtämisen edellytyksenä on, että  

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisen maan tai organisaation tietosuojan taso on riittävä, 

• niitä käsittelevät tahot ovat solmineet Melan kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914), tai  

• kyseeseen tulee muu tietosuojalainsäädännön sallima siirtomekanismi. 

Sinulla on oikeus tarkistaa tietosi 

Sinulla on oikeus halutessasi saada tietää, mitä tietoja Mela on sinusta tallentanut. Voit saada jäljennöksen henkilötiedoistasi. 

Voit pyytää epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen oikaisemista. Voit myös täydentää puutteellisia henkilötietojasi, jos sillä on henkilötietojen käsittelytarkoituksen kannalta merkitystä. 

Muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia 

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu lakiin, et voi vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, etkä pyytää käsittelyssä tarvittavien henkilötietojesi poistamista tai niiden siirtämistä Melan ulkopuoliseen järjestelmään. 

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen, sinulla on oikeus pyytää, että sinua koskevat tiedot poistetaan, tai että Melalle toimittamasi tiedot siirretään Melan ulkopuoliseen järjestelmään.  

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu Melan oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus pyytää, että sinua koskevat tiedot poistetaan. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että tietojasi ei käsiteltäisi ollenkaan, jos sinulla on siihen jokin henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvä erityinen syy.  

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu Melan yleiseen etuun, voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että tietojasi ei käsiteltäisi ollenkaan, jos sinulla on siihen jokin henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvä erityinen syy. 

Voit pyytää Melaa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, jos ne ovat mielestäsi virheellisiä tai niitä käsitellään lainvastaisesti. Tällöin Mela voi käsitellä tietojasi vain sinun suostumuksellasi, tai tietosuoja-asetuksen erityisesti mainitsemiin tarkoituksiin. 

Jos haluat pyytää jäljennöksen henkilötiedoistasi, peruuttaa suostumuksen, vaatia tietojen poistoa, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä liittyen henkilöstöhallintoon ja henkilötietojen käsittelyyn, voit toimittaa pyynnön Melan hallintopäällikkö Juhana Toivoselle. 

Henkilötietoja koskevat pyynnöt ja valitusoikeus 

Henkilötietoja koskevan pyynnön tekeminen ja vastauksen saaminen on yleensä maksutonta. Jos Mela ei toteuta pyyntösi perusteella henkilötietojasi koskevia toimenpiteitä, saat ilmoituksen asiasta viimeistään kuukauden kuluessa. 

Jos pyyntöäsi ei voida toteuttaa, Mela kertoo syyn. Jos olet tyytymätön Melan ratkaisuun henkilötietojasi koskevassa asiassa tai jos katsot, että Mela ei noudata EU:n tietosuoja-asetusta sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä, sinulla on oikeus valittaa asiasta tietosuojavaltuutetulle. 

Henkilötietojesi säilyttäminen 

Mela säilyttää työsuhteeseesi, luottamustehtävääsi ja palkkion tai matkakustannusten maksamiseen liittyvät henkilötietosi laissa säädetyn ajan tai EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti niin kauan kuin niitä tarvitaan tietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. Työsuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen vuotta työsuhteen aikana tai kymmenen vuotta sen päättymisestä. Lääkärintodistuksia säilytetään kuluva vuosi ja kaksi edellistä vuotta. Luottamushenkilöiden osalta tietoja säilytetään kymmenen vuotta luottamushenkilösuhteen päättymisestä. Melan ulkopuolisten yksittäisen palkkion saajien tietoja säilytetään kymmenen vuotta maksamisesta. Matkakorvausten osalta tietoja säilytetään kuluvan vuoden lisäksi kuusi vuotta. Lähipiirisuhteeseen liittyviä henkilötietoja säilytetään, kunnes on kulunut viisi vuotta siitä, kun lähipiiriasemasi on päättynyt. Tiedot lähipiiriliiketoimista säilytetään vähintään viisi vuotta tiedon kirjaamisesta. 

Rekisterinpitäjä 

Mela on sinua koskevien työsuhteeseen, luottamustehtävään, lähipiirisuhteeseen taikka palkkion tai matkakustannusten maksamiseen liittyvien henkilötietojen rekisterinpitäjä. 

Melan tietosuojavastaavan yhteystiedot 

Melan sisällä voit lähettää tietosuojavastaavalle sähköpostia, joka on suojattu. Tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat Melan verkkosivuilla. 

Melan ulkopuolelta voit lähettää tietosuojavastaavalle suojattua sähköpostia: mela.fi/tietosuoja >Tietosuojavastaavan yhteystiedot. Valitse vastaanottajaksi Tietosuoja. 

Voit soittaa Melan vaihteeseen 029 435 11 tai lähettää kirjeen Melan postiosoitteeseen. Kirjoita kuoreen vastaanottajaksi Tietosuojavastaava/Mela. 

Lue lisää henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta Melassa