Förvaltningsprocessen
Registeransvarig
Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA
PB 16
02101 ESBO
Tfn 029 435 11
Kontaktperson i ärenden som rör processen
Arja Raatikainen
LPA
Norrskensparken 2 C
02100 ESBO
Tfn 029 435 2321
Processens namn
Förvaltningsprocesser som stöder affärsverksamhetsprocesserna
Ändamål med behandlingen av personuppgifter
Uppgifterna används i processer som stöder de egentliga processerna i LPA:s affärs-verksamhet (personalprocessen, försäkringsprocesser, pensionsprocesser, olycksfallsprocesser), hanteringen av användarrättigheter, dokumenthantering, hantering av observationer och förändringar, projekthantering, logghantering, e-post, system som anknyter till bevarandet av arbetsmiljön, rekrytering, dataintrång, enkäter och evenemang, telefonväxel, sakregister och visselblåsningskanal.
Informationsinnehåll
Grupper av registrerade
- LPA:s kunder
- LPA:s anställda
- Medlemmarna i LPA:s förvaltningsorgan
- Anställda vid de organisationer som producerar datasystemtjänster för LPA
- Personer i rekryteringsprocesser
Uppgifterna som registreras fördelar sig på följande personuppgiftskategorier
- personuppgifter
- särskilda personuppgiftskategorier
Personuppgifter om den registrerade
Anställda vid LPA och producenter av tjänster för LPA
- Namn, användarnamn, e-postadress, tjänstetelefonnummer, personbeteckning
- Vid hanteringen av observationer och förändringar (jira)
- Vid hanteringen av användarrättigheter (ad och racf)
- Vid hanteringen av handläggardata (handläggarhantering och ombudsmannamottagningar, listor över stickprovsgranskningar)
- Vid hanteringen av uppgifter om användningen (loggning utifrån loggningspolicyn)
- Vid dokumenthanteringen (DOL sharepoint och nätlagringsenheter)
LPA:s anställda
- namn, användarnamn, e-postadress, tjänstetelefonnummer
- inom e-postsystemet för LPA:s anställda (M365)
- vid hanteringen av telefontrafiken (Elisa Ring)
Personer i rekryteringsprocesser
- rekryteringssystemet Reachmee, uppgifter enligt tjänsteleverantörens registerbeskrivning
- tjänsten för videointervjuer som anlitas i rekryteringen, information i enlighet med serviceproducentens registerbeskrivning
LPA:s kunder (jira, DOL sharepoint, loggning)
- namn, personbeteckning
- hälsouppgifter
Medlemmar i LPA:s förvaltningsorgan
- namn, telefonnummer, e-postadress
Personuppgiftsincidenter, evenemang, förfrågningar
- namn, telefonnummer, e-postadress
- vid evenemang eventuellt även matbegränsningar, inkvartering
Ärenderegister
- namn
Visselblåsningskanal
- Grundläggande information om föremålet för undersökningen namn och position
- Uppgifter i anmälan som utgörs av alla uppgifter som anmälaren ger t.ex. Beskrivning av misstänkt missbruk och grund samt alla andra uppgifter som behövs för undersökningen
Regelmässiga uppgiftskällor
Uppgifter om LPA:s anställda fås från Personalprocessen. Uppgifter om LPA:s kunder fås från registren över processerna Försäkring, Pension, Olycksfall, LPA-sjukdagpenning, Övervakning av gårdsbesök, Avbytarservice, Användarrättigheter inom ekonomiförvaltningen samt Skötsel av kundrelationer.
Uppgifter fås också av den anställda, av medlemmarna i förvaltningsorganen, eller av leverantörens representant eller av kunden själv.
De uppgifter som samlas in för rekryteringssystemet och systemet för personuppgiftsincidenter lämnas av den registrerade själv.
Uppgifter som ska sparas i ärenderegistret fås av myndigheterna i anknytning till den offentliga förvaltningsuppgiften.
Uppgifterna i visselblåsningskanalen samlas in av anmälaren. LPA kan samla in personuppgifter för undersökningen också via andra kanaler, t.ex. sina egna system.
Regelmässigt utlämnande av uppgifter
Alla uppgifter i registret är sekretessbelagda. Uppgifter lämnas ut bara med den registrerades samtycke eller om mottagaren enligt lag har rätt att få uppgifterna.
Översändande av uppgifter till stater utanför EU eller EES
Uppgifter kan översändas till stater utanför EU eller EES med iakttagande av lagstiftningen. Med dem som behandlar personuppgifter har LPA avtalat om skyddsåtgärder genom standardklausuler om dataskydd.
Automatisk behandling och profilering
I processen används inte automatisk behandling eller profilering.
