Tilakäyntien valvonta, työterveyshuoltosovellus

Rekisterinpitäjä  

Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela
PL 16
02101 ESPOO
Puh. 029 435 11 

Yhteyshenkilö prosessia koskevissa asioissa 

Marja-Leena Rautaparta
Mela
Revontulenpuisto 2 C 
02100 ESPOO
Puh. 029 435 11

Prosessin nimi 

Tilakäynnit

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Melan lakisääteisenä tehtävänä on

1. ylläpitää maatalousyrittäjien työterveyshuollon tilakäyntirekisteriä tilakäyntien toteutumisen tehostamista ja seurantaa varten;
2. edistää työterveyshuoltolaissa tarkoitettujen maatalouden asiantuntijoiden osallistumista työterveyshuollon toimintasuunnitelmien mukaisille tilakäynneille;
3. pitää ja julkaista tilakäyntirekisterin tietojen perusteella tilastoja;
4. laatia tilakäyntirekisterin tietojen perusteella selvityksiä maatalousyrittäjien työolojen terveysvaaroista ja toimenpiteistä, joilla terveysvaaroja voidaan ennaltaehkäistä; ja
5. edistää maatalousyrittäjien työterveyshuoltotoiminnan tehokasta toteutumista ja tehdä ehdotuksia toiminnan kehittämisestä (maatalousyrittäjän eläkelaki 115 §).

Lisäksi Mela voi käyttää maatalousyrittäjien työterveyshuollon tilakäyntirekisteriin rekisteröityjä tietoja maatalousyrittäjän työajan vakuutuksen (MATA-vakuutus) vakuutusmaksualennuksen lakisääteisten edellytysten selvittämiseksi (maatalousyrittäjän työtapaturma- ja ammattitautilaki 154 §).

Tilakäynnillä saatuja tietoja voidaan maatalousyrittäjän suostumuksella käyttää myös selvitettäessä maatalousyrittäjän ammatillista kuntoutusta koskevaa asiaa (maatalousyrittäjän työtapaturma- ja ammattitautilaki 166 §).

Mela käsittelee tilakäyntirekisterin tietoja lakisääteisten velvoitteidensa tai oikeutetun etunsa perusteella taikka rekisteröidyn suostumuksella. Työterveyshuollon palveluntuottaja käsittelee osaa tilakäyntirekisterin tiedoista Melan lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Tietojen käsittely Melan lukuun perustuu Melan ja palveluntuottajien välisiin sopimuksiin ja Melan myöntämiin käyttöoikeuksiin.

Työterveyshuoltosovelluksen tarkoituksena on MYEL 115 § 1 mom 5 k mukaisesti maatalousyrittäjien työterveyshuoltotoiminnan tehokkaan toteutumisen edistäminen. Mela ei ole rekisterinpitäjänä työterveyshuoltosovellukseen sisältyvien muiden kuin edellä mainittujen henkilötietojen osalta, vaan tarjoaa viestipalvelun, toimintasuunnitelman ja esitietolomakkeen työvälineeksi palveluntuottajalle, joiden pohjalta laaditaan tilakäyntiraportti. Erikseen sovittaessa Mela tarjoaa työterveyshuollon palveluntuottajalle teknisen rajapinnan, jonka avulla tietoja voidaan siirtää työterveyshuoltosovelluksesta palveluntuottajien järjestelmiin. 

Tietosisältö 

Rekisteröityjen ryhmät:

• MYEL-vakuutetut työterveyshuollon asiakkaat
• Työterveyshuoltoa hoitavien palveluntuottajien henkilöstö
• Maatalouden asiantuntijaorganisaatioiden palveluksessa olevat maatalouden asiantuntijat
• Melan käsittelijät.

Rekisteröityjen henkilötiedot:

MYEL-vakuutetut työterveyshuollon asiakkaat

• nimi ja henkilötunnus
• osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• sijaintikunta
• maatilan tuotantosuunta
• päivä, jolloin liittynyt työterveyshuoltoon
• suunnitellun tilakäynnin ajankohta ja tilakäynnille osallistuvat henkilöt
• tilakäynnin toteutuminen ja tilakäynnille osallistuneet henkilöt
• tilakäynnillä havaitut keskeiset työolojen terveysvaarat ja toimenpide-ehdotukset sekä niiden toteuttaminen, jos työterveyshuollon asiakas on antanut suostumuksen siihen, että työterveyshuollon palveluntuottaja luovuttaa tiedot Melalle.
• Työterveyshuoltosopimuksen alkamis- ja päättymisajankohta

Mela ei ole rekisterinpitäjä työterveyshuoltosovellukseen sisältyvien vakuutusasiakkaiden muiden henkilötietojen osalta, vaan tarjoaa viestipalvelun, toimintasuunnitelman ja esitietolomakkeen työvälineeksi palveluntuottajalle, joiden pohjalta laaditaan tilakäyntiraportti.

Työterveyshuoltoa hoitavat palveluntuottajat

• Yhteydenpitoa varten tarvittavat tiedot, jos palveluntuottajan kanssa on sovittu, että ne tallennetaan työterveyshuoltosovellukseen: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, rooli, organisaatio
• Käyttöoikeustiedot

Maatalouden asiantuntijat

• nimi ja organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite, rekisterin käyttöoikeustiedot.

Melan käsittelijät

• nimi, käyttöoikeustiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Säännönmukaiset tietolähteet 

Melan asiakkaiden henkilötiedot saadaan Asiakkuuden hoitaminen -prosessista ja Vakuuttaminen-prosessista. Tietoja saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja työterveyshuollon palveluntuottajilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Melalla tai työterveyshuollon palveluntuottajalla ei ole oikeutta luovuttaa työterveyshuoltosovellukseen kirjattuja tietoja muille, ellei siitä ole laissa erikseen säädetty tai työterveyshuollon asiakas ole antanut siihen suostumustaan.

Tietoja luovutetaan työterveyshuollon palveluntuottajille ja maatalouden asiantuntijaorganisaatioille, jos ne osallistuvat tilakäynneille. Maatalouden asiantuntijaorganisaatiot voivat nähdä tilakäyntiraportin tiedot 30 päivän ajan tilakäyntiraportin valmistumisesta.

Tilakäyntirekisteriin tallennettuja tilan perustietoja (tilan nimi, osoite ja henkilön sähköpostiosoite) sekä työkohdetietoja käytetään Melan tarjoamassa Riskimittari-palvelussa, jos asiakas on ottanut Riskimittaripalvelun käyttöönsä ja siten hyväksynyt tietojen jakamisen Tilakäyntirekisterin ja Riskimittarin välillä. Riskimittari liittyy Työkykypalvelut-prosessiin.

Tietojen käsittely ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Henkilötietoja käsittelevät Melan lukuun toimivat yritykset, kuten IT-palvelujen toimittajat. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tietojen siirtämisen edellytyksenä on, että

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisen maan tai organisaation tietosuojan taso on riittävä,
• niitä käsittelevät tahot ovat solmineet Melan kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet (pdf) sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn, tai
• kyseeseen tulee muu tietosuojalainsäädännön sallima siirtomekanismi.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Tietojen säilytysaika

Tilakäyntirekisteriin talletetut tiedot on hävitettävä kymmenen vuoden kuluessa siitä, kun tilakäynti on toteutettu. (MYEL 144 § 5 mom)

Melan tietosuojavastaavan yhteystiedot

Voit lähettää tietosuojavastaavalle suojattua sähköpostia: mela.fi/tietosuoja > Tietosuojavastaavan yhteystiedot. Valitse vastaanottajaksi Tietosuoja.

Voit soittaa Melan vaihteeseen 029 435 11 tai lähettää kirjeen Melan postiosoitteeseen. Kirjoita kuoreen vastaanottajaksi Tietosuojavastaava/Mela.